【仕事・子育て中・主婦の時短術メール編】声入力・件名のみ・メールパターンなど

  • 2022年5月15日
  • 2022年5月15日
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9歳、7歳、4歳の子供を子育て中の現在。仕事・家事・育児で忙殺される日々に、やりたいことをやる時間(このブログ書くとか、映画・アニメ見るとか、マンガや本読むとか勉強するとかを何とか確保しようと、いまよりより時短術の制度をあげなくては。
というわけで、今回使ってみたいと思った時短術は、メール編です。最近では保育園や学校関係のPTA役員の仕事も回ってきて、仕事だけでなく家でもメールを打つことが増えましたので、いくつか気になったものをメモ書き代わりに書いておきます。

 
Nokko
旦那に相談してみたところ、「これ以上は寝る時間を削るしかないでしょ」とのこと。確かに、旦那は連日帰りが遅く平日は家事はできない状態なので、私との幾度となくの話し合い(ケンカともいう)の結果、土日は結構家事をしてくれるようになったので、これ以上は望めません!自力で時短術を探したいと思います。

メールを声で入力する(20倍くらい早くなるらしい!)

  1. スマートフォンの音声入力を活用する。(iPhoneの場合Siri)
  2. その時の入力の仕方は、声入力にして、会話するように話し掛ける
  3. 「○○様 改行 お世話になっております まる 改行 添付資料拝見しました まる」というようにスマホに話かかける。
  4. 誤変換があった場合は修正し、送信ボタンを押す。(会社のPCとも同期しておくとより使える)

図を貼りつけ「下記参照」ですませる

画面をキャプチャーしてメールに貼りつけ、下記参照で済ませる
家のPCの場合、Windowsボタン+Shift+S で画面をキャプチャできるので、そのままメールに貼りつける

 
Nokko
これ、最近多用中の方法です!文章を考える必要がないので便利すぎる!

よく使う文章を辞書登録しておく

これで登録すると、「いつ」と入れるだけでいつもお世話になっております。と変換されるようになる。便利!!!

 
Nokko
これ、めちゃくちゃ便利!!会社のパソコンがWindowsのアップデートでの際に、オフィスのアプリが消えてしまったので、再度入れなおしたら、なぜか「署名」の機能が出来なくなってしまったので、とりあえずこれで代用しようと思います!
 

文章の構成のパターン化と、箇条書き

基本は結論から!短文でわかりやすい文章に!
パターンは、結論⇒理由⇒具体例⇒結論
あとは箇条書きで文章を考える時間を短縮!例えば

以下3点報告します。




確認したいところは3点です。


メールを件名のみで返す

メールを開封させないで受信トレイだけで伝えるようにするのが目的。
件名に「【表題のみで失礼します】5/15のミーティング 9:00開始 会議室」
と書く。
文章の白紙が気になるようだったら「表題のみで失礼を申し上げます。宜しくお願い申し上げます」と一文を入れる。

 
Nokko
これってOKなの~!?と思いましたが、すごく便利そうなので、使ってみようと思います。
意外と日々メールに費やしている時間が長いので、知らなかった方法もどんどん試していこうと思います!